Qué es Verifactu y qué cambia de verdad
Cuando hablamos de Verifactu no hablamos de “un módulo de facturas más”, sino de un marco de control y trazabilidad que obliga a que cada emisión, modificación o anulación deje un rastro verificable. En mi caso, lo explico así cuando acompaño implantaciones: no es un cambio cosmético, cambia procesos, software y hábitos.
IMPORTANTE: Si tienes una tienda online, WordPress + WooCommerce, Prestashop, Shopify, WHMCS o cualquier otro tienes la obligación de adaptar tu tienda a Verifactu, No lo dejes para el último momento.
Con Verifactu se acabaron los huecos: encadenado de registros, sellado (hash/firmas), registro de eventos, conservación legible y, en muchos casos, identificadores visibles en la propia factura (QR/CSV/leyenda). El resultado para una tienda online es simple de entender: lo que ocurre en tu WordPress + WooCommerce, PrestaShop, Shopify o WHMCS debe coincidir con lo que queda registrado y auditable.
“VeriFactu pide coherencia entre lo que se factura y lo que se registra, sin huecos intermedios.” — esto, en ecommerce, significa ordenar series, estados y flujos con disciplina.
Envío voluntario a AEAT vs modalidad No VeriFactu
- Verifactu como sistema: emites con requisitos de integridad/inalterabilidad; puedes enviar registros en tiempo (casi) real.
- No Verifactu: misma exigencia de integridad, pero sin remisión.
Elegir una u otra modalidad es una decisión operativa y de gobierno del dato: en proyectos con alto volumen y soporte técnico sólido, Verifactu con remisión aporta visibilidad; en operaciones más sencillas, No Verifactu reduce fricción inicial.
Fechas y obligaciones (2025–2026) sin letra pequeña
Para planificar, trabajo con este calendario operativo que me funciona al aterrizar proyectos:
- Finales de 2025 → Los fabricantes/comercializadores de software deben tener soluciones adaptadas y disponibles.
- A lo largo de 2026 → La obligación entra por fases, comenzando por sociedades y, después, micro y autónomos.
Este escalonado te da margen, pero no licencia para improvisar: si esperas al último mes, pruebas, formación y estabilización se te harán bola. Mi recomendación práctica: inventario de flujos → definición de series → pruebas en entorno controlado → despliegue con formación.
Requisitos técnicos en cristiano (QR, CSV, registro de eventos…)
El corazón de Verifactu son cuatro ideas que traduzco al día a día de una tienda online:
- Encadenado de registros
Cada alta/rectificativa/anulación se encadena criptográficamente con la anterior (hash), evitando huecos. - Sellado e integridad
La factura incorpora sellos y huellas que permiten verificar que no ha sido alterada. - Registro de eventos
Cualquier acción relevante (emisión, modificación, anulación) queda logada con marca de tiempo. - Conservación legible + exportabilidad
Debes poder enseñar y exportar las evidencias “de forma legible” si te las piden.
En implantaciones reales me ha funcionado hablar de un “motor fiscal” que, una vez configuradas series e impuestos, genera automáticamente los registros exigidos y los encadena sin que el equipo tenga que pelearse con tecnicismos.
Implantación en ecommerce: WooCommerce, PrestaShop, Shopify y WHMCS
La ventaja de una aproximación pragmática a Verifactu es que no exige reescribir tu stack. Si vendes online, tienes dos prioridades: integrar y ordenar procesos.
1) Integración técnica (sin migrar de plataforma)
He visto muy buenas experiencias con FactuBot.es porque se acopla a WordPress + WooCommerce, PrestaShop, Shopify o WHMCS sin pedirte una mudanza completa. La receta base:
- Instalar el módulo/plug-in en tu plataforma.
- Mapear impuestos y series (normal + rectificativas; por país si vendes internacional).
- Activar el motor fiscal para que los registros Verifactu se generen al emitir, abonar o anular.
“En la práctica, hablamos de instalar un módulo, mapear impuestos y series, y dejar que el motor fiscal genere los registros conforme a la norma.” Esa reducción de fricción es oro para equipos de negocio.
2) Ordenar procesos (la parte que muchos saltan)
Verifactu obliga a escribir las reglas que siempre pospones:
- Pedidos → Facturas: ¿cuándo se factura un pedido? ¿en qué estado?
- Abonos y rectificativas: ¿quién puede emitirlos?, ¿qué textos usa?, ¿cómo encadenan?
- Anulaciones: prohibido “borrar y listo”; define el circuito de anulación controlada.
- Permisos y control: quién emite, quién revisa, quién audita.
Errores comunes (y cómo evitarlos)
- Series indistintas (todo en la misma) → Define series por canal/idioma/país si aplica.
- Impuestos mal mapeados → Documenta reglas por categoría de producto y zona fiscal.
- Rectificativas sin criterio → Plantillas estandarizadas con motivo y referencia.
- Logs inaccesibles → Centraliza el registro de eventos y prueba la exportación antes de salir a producción.
Caso práctico: integrarse con FactuBot.es sin reescribir tu stack
“Si ya facturas en WooCommerce, PrestaShop, Shopify o usas WHMCS, sumar FactuBot.es es una vía pragmática para cumplir sin reescribir tu stack.” Esa es, literalmente, la razón por la que lo recomiendo en comercios con equipos pequeños.
Pasos que aplico en proyectos reales:
- Accede a la plataforma: https://factubot.es/
- En la parte superior derecha encontrará el botón “Registro”, junto al acceso al Área de cliente.
- Crea una cuenta.
Una vez activada, dirígete a Suscripción → Datos de facturación para completar su información. - Añade tu empresa.
En Empresas → Añadir, podras introducir los datos de tu empresa.
Después, realiza la contratación del servicio desde el carrito (parte superior derecha). - Firma el acuerdo de representación.
Accede a Empresas → Ver y firma el documento con su certificado digital.
Este paso autoriza la conexión con VeriFactu y activa tu servicio automáticamente.
Una vez realizados estos pasos, solo queda instalar el plugin o módulo depende de tu caso y comenzar a funcionar.
Gobernanza y cumplimiento continuo
Verifactu no se “instala y ya”. Necesitas políticas vivas:
- Conservación legible: define dónde y cómo guardas facturas + logs.
- Controles periódicos: revisiones mensuales de encadenado y muestras aleatorias.
- Cambios de catálogo/impuestos: circuito de aprobación y doble validación antes de publicar.
- Roles y permisos: mínimo privilegio (emitir ≠ anular ≠ auditar).
Beneficios a medio plazo y KPIs que importan
Implementar Verifactu añade carga inicial (coste, tiempo y disciplina), pero compensa:
- Menos incidencias por facturas mal emitidas o alteradas.
- Rastreo completo de operaciones (clave en devoluciones/soporte).
- Confianza ante auditorías internas o requerimientos.
KPIs sugeridos
- % de facturas con encadenado válido (objetivo: 100%).
- Tiempo medio de emisión vs. pre-Verifactu.
- Tasa de rectificativas (debe bajar con reglas claras).
- Tiempo de exportación de evidencias (SLA interno).
FAQs rápidas para no tropezar
1) ¿“Verifactu” es compatible con mis plataformas?
Sí: hay integraciones para WordPress + WooCommerce, PrestaShop, Shopify y WHMCS que evitan migraciones.
2) ¿Debo enviar mis registros a la Agencia en tiempo real?
Verifactu permite remisión, pero no siempre es obligatoria: valora tu madurez operativa y elige modalidad.
3) ¿Puedo “editar” una factura emitida?
No. Con Verifactu se gestionan rectificativas o anulaciones con su registro encadenado.
4) ¿Qué pasa si tengo varias tiendas o canales?
Define series por canal/país y estandariza reglas. Es la forma de mantener la trazabilidad sin caos.
5) ¿Cuándo debo empezar?
Con el escalonado 2025–2026 es tentador esperar, pero la curva de adaptación (pruebas + formación) requiere meses, no días.
Sobre Verifactu
Verifactu no es un “requisito técnico” más: es disciplina operativa hecha software. Si vendes online, el camino más inteligente es acoplarlo a tu plataforma actual (WooCommerce, PrestaShop, Shopify, WHMCS), ordenar procesos y dejar que un motor fiscal haga el trabajo silencioso: encadenar, sellar, registrar y conservar. Empieza hoy con un inventario de flujos, define tus series, prueba con casos reales y forma a tu equipo. El resultado: menos riesgo, datos limpios y auditorías sin dolor.
Opinión Personal
Voy a ser claro: Verifactu no es “otro trámite” ni una pegatina legal para la factura. Es un cambio de mentalidad. Cuando lo miras solo como una obligación, duele; cuando lo asumes como sistema de control y trazabilidad, te das cuenta de que ordena la casa: hace visibles los huecos, limpia procesos y pone disciplina donde antes había parches.
En ecommerce esto se nota el doble. Tiendas en WordPress + WooCommerce, PrestaShop o Shopify suelen acumular años de “ya lo arreglaremos”. Series mezcladas, abonos sin criterio, anulaciones a mano… Verifactu te obliga a dejar de improvisar: cada alta, rectificativa o anulación deja rastro, se encadena y se puede auditar. ¿Implica esfuerzo? Sí. ¿Merece la pena? Más de lo que parece. Prefiero invertir ahora en reglas claras y un “motor fiscal” bien montado que vivir con el miedo a una auditoría o a datos que no cuadran.
Además, la integración hoy es bastante civilizada. No hablo de reescribir tu stack: hablo de sumar un módulo que respete tus flujos, mapear impuestos y series con cabeza y probar en serio antes del go-live. Cuando esto se hace bien, el equipo respira: menos incidencias, menos soporte reactivo, más foco en vender y mejorar la experiencia del cliente.
¿Lo peor? Dejarlo para el final. Verifactu castiga la pereza operativa: si no defines quién emite, quién anula, cómo se documenta y cómo se exportan evidencias, el día D te pasará factura (literalmente). ¿Lo mejor? Los beneficios se notan rápido: datos más limpios, trazabilidad total y una sensación de control que se agradece cuando el negocio crece.
Mi postura es simple: adóptalo como palanca de calidad, no como un “mal necesario”. Quien lo asume con mentalidad de producto —documenta, versiona, prueba y mide— acaba con una facturación más sólida y menos sorpresas.
Ahora te leo: ¿cómo estás viviendo la transición a Verifactu? ¿En qué plataforma trabajas y qué dudas te frenan? Déjame tus comentarios abajo y los resolvemos paso a paso.
